Forstprogramm für Händler und Dienstleister

Konzeption

Dieses Programm dient der umfassenden Abwicklung aller Geschäftsvorfälle, die in den Geschäftsfeldern Selbstwerbung, Handel, Dienstleistung und Vermittlung im Zusammenhang mit Rundholz anfallen.

Es ist Dreh- und Angelpunkt im Workflow des Anwenders. Um dem gerecht zu werden, verfügt das Programm über vielfältige Import- und Exportschnittstellen, die je nach Bedarf problemlos ergänzt werden können.

Beim Datenimport liegt dabei der Schwerpunkt auf dem Import der Rundholzdaten aus mobilen Datenerfassungsgeräten und Werksvermessungsprotokollen, beim Datenexport zu Schnittstellen von Finanzbuchhaltungen und für individueller Auswertungen in die Produkte der Office-Familie. Neben der Anbindung der Top50 bzw. Top10 wurde auch die GIS-Anwendung Geomail der Firma Forstware Informationssysteme integriert.

Das  Programm ist mandantenfähig, innerhalb eines Mandanten werden die Geschäftsvorfälle nach Wirtschaftsjahren abgelegt. Unterschiedliche Zugriffsrechte sind in der Benutzerverwaltung mit Kennwörten einstellbar (Abbildung 1).

Abbildung 1

Der Zugriff auf die für eine Bildschirmseite erforderlichen Stammdaten ist ohne Verlassen der aktuellen Bildschirmseite entweder über die Menüleiste oder das Lupen-Symbol möglich.

Technologie

Das Programm EuroForst ist eine 32-Bit-Datenbankanwendung für die Betriebssysteme von Microsoft. Als Datenbanken können wahlweise ACCESS oder SQL-Server eingesetzt werden.

Das Programm hält sich an die Windows-Standards und bietet, wo erforderlich, eine Werkzeugleiste. Die Bedienung des Programms mit Tastatur und Maus folgt ebenfalls den Windows-Konventionen. Zu tabellarischen Darstellungen der Daten kann mit einem Klick der rechten Maustaste in die gelbe Spaltenüberschriftenzeile ein Kontextmenü aktiviert werden.

Abbildung 2

Es ermöglicht die individuelle Anpassung der Tabelle hinsichtlich Sichtbarkeit, Breite, Bezeichnung und Reihenfolge der Spalten. Dieses Layout wird unter einem frei wählbaren Namen benutzerabhängig gespeichert. Sortier-, Filter- und Exportfunktion werden ebenfalls angeboten. Der Druck der Tabelle, wie vom Anwender am Bildschirm gestaltet, ist implementiert.

Projektverwaltung

Die Rundholzbeschaffung im Programm wird mittels Projekten dargestellt und mit den vertragsrelevanten Vereinbarungen erfasst. Alle mit einem Projekt verbundenen Aufgaben können von dieser Ebene aus erledigt werden.

Monatliche Fm-Summen der Übernahmen, Lieferungen und Abrechnung zeigen Verlauf und aktuellen Stand eines Projekts. Zusätzliche Information zum Projekt bieten die Summen offener Akontozahlungen.

Abbildung 3

Diverse Voreinstellungen zum Projekt minimieren dabei den Erfassungs- und Kontrollaufwand. Die korrekte Einstellung der Organisationsstruktur des Lieferanten und der vereinbarten Abrechnungsmodalitäten tragen ebenso wie die EK-Preis-Tabellen dazu bei, Fehler bei der Belegerstellung zu minimieren.

Einkaufspreise

Hier werden die vereinbarten sortimentsbezogenen Einkaufspreise zu diesem Projekt hinterlegt, wahlweise kann auf allgemeingültige Preistabellen verwiesen werden. Kopierfunktion und Standardsortimentstabellen erleichtern Anlage und Pflege der jeweiligen Preistabelle.

Abbildung 4

Holzwerbung

Hier können die an der Holzwerbung beteiligten Subunternehmer oder eigenen Mitarbeiter bzw. Maschinen als Voreinstellung hinterlegt werden. Ist das Werksmaß als Abrechnungsgrundlage vereinbart, werden bei Datenerfassung bzw. Datenmport automatisch die korrekten Holzmengen für die Abrechnung der Subunternehmer zur Verfügung gestellt.

Abbildung 5

Übernahmen/HABs

Unter diesem Punkt werden die bisher zum Projekt erfassten Übernahmen bzw. Holzlisten angezeigt, die Holzdaten erfasst bzw. importiert. In den Kopfdaten zur Holzliste wird das jeweilige Geschäftsfeld (Selbstwerbung, Handel, Dienstleistung oder Vermittlung) eingestellt, über das im weiteren Programmverlauf die relevanten Mechanismen gesteuert werden.

Abbildung 6

Fakturierung

Unter der Option Abrechnung kann losweise für die unterschiedlichsten Kategorien (Einkauf, Verkauf, Einschlag, Rückung usw.) sofort der gewünschte Beleg erstellt oder – wenn bereits abgerechnet – in das gewünschte Journal gewechselt werden und dann der Beleg erneut bearbeitet werden.

Abbildung 7

Vertrieb/Produktion

Alle zum Projekt gehörenden Belege sind hier aufgelistet und geben in der Fußzeile mit Gesamtsummen für Kosten und Erlöse einen Überblick zum finanzielle Stand des jeweiligen Projekts. Auch an diesem Punkt kann jeder beleg sofort bearbeitet werden.

Abbildung 8

Zur Erstellung einer korrekten Deckungsbeitragsrechnung können Eingangsbelege hier effektiv erfasst werden. Die Aufteilung der Beträge kann auf Projekte und/oder Übernahmen erfolgen.

Abbildung 9

Rundholzerfassung

Zu den Kopfdaten einer Übernahme kann entsprechend den Voreinstellungen zum Projekt das WBV-Mitglied bzw. der Sublieferant mit Steuernummer und Steuersatz zur korrekten Gutschrifterstellung angegeben werden. Weitere nützliche Informationen zum Ansprechpartner, Abfuhrhinweise und interne Vermerke sind hier ablegbar.

Abbildung 10

Die Erfassung der Holzdaten kann zum einen über die Tastatur (Abbildung 11) oder über Datenimport (Abbildung 12) erfolgen.

Holzarten, Rindenstatus, Sorte, Güte, automatischer Rindenabzug werden in den Stammdaten verwaltet. Um allen Bedürfnissen der Praxis gerecht zu werden, können zu einer Holzliste Waldmaß, Werksmaß und Schätzmengen erfasst werden; sämtliche Eintragungen in der unteren Hälfte der Abbildung 11 können für jede Zeile der Tabelle modifiziert werden.

Rundholzerfassung

Abbildung 11
Abbildung 12

Holzabfuhr und Transportlogistik

Für die Bewältigung der damit einhergehenden Aufgaben ist die Anbindung und der Datenaustausch mit geografischen Informationssystemen (GIS) elementar.

Standardmäßig bietet das Programm Schnittstellen zur Top50 bzw, Top10, Geomail und Waldinfoplan. Schnittstellen zu NavLog, WebLine und Navigationssystemen sind in Vorbereitung.

Die geografischen Koordinaten zum Polter können über mobile Erfassungsgeräte mit GPS-Empfänger erfasst oder direkt auf der jeweiligen Karte ermittelt werden. Die Speicherung im Programm erfolgt  – in Abhängigkeit vom jeweiligen GIS – in der Polterverwaltung.

Für die Vorgehensweise ist es völlig unerheblich, ob die Lieferung frei Werk oder frei Wald erfolgt und hat nur Auswirkung auf die Bereitstellung der entsprechenden Holzdaten zur Abrechnung der Fuhrunternehmerleistungen.

Im Programm EuroRundholz legt der Anwender auf Polterbasis fest, ob für diesen die Disposition erfolgen soll.

Waldlager

Im Waldlager wird projektübergreifend das zur Abfuhr bereitgestellte Holz angezeigt, für das noch keine Abfuhranweisung oder Bereitstellungsanzeige erstellt wurde. Die Zuordnung zu Vorverträgen bzw Käufern und Werkseingangsnummern wird zweckmäßiger Weise hier vorgenommen.

Holzabfuhr

Die Erstellung einer Abfuhranweisung oder Bereitstellungsanzeige erfolgt mittels eines Assistenten. Zu jedem Polter einer Abfuhranweisung können die Lieferscheine bzw. Rückmeldungen oder Werksvermessungsprotokolle erfasst werden.

Die Spalte „abgefahren am“ steuert den Abfuhrstatus des Polters nach offen, teilabgefahren und abgefahren und ermöglicht einen genauen Überblick über den Stand der Abfuhr.

Abbildung 14

Mittels einer integrierten Karten- und Bilderverwaltung können zum Transportauftrag im GIS erstellte Karten und Bilder – auch von Handys – verwaltet und gedruckt werden (Abbildung 15).

Geomail bietet eine eigene Druckoption (Abbildung 16), kann aber auch über „copy“ und „paste“ in die Bilderverwaltung eingefügt werden.

Auf der Karte selbst können erforderliche Ergänzungen vorgenommen werden, z.B. die Kennzeichnung der geeigneten An- und Abfahrtswege.

Abbildung 15
Abbildung 16

Abrechnung

Offene Bestände

Eine projektübergreifende Übersicht der noch abzurechnenden Holzmengen in den verschiedenen Kostenarten erhalten Sie unter dem Menüpunkt „Offene Bestände“.

Abbildung 17

Hier wählen Sie die abzurechnenden Lose aus indem Sie diese in die unter Tabelle verschieben. Es können auch nur einzelne Stämme oder Polter aus einem Los in die Abrechnung übernommen werden, indem in das Nummernbuch verzweigt wird, die gewünschten Stämme markiert und in die Auswahl übernommen werden.

Dann starten Sie die Belegerstellung, durch die Sie ein Assistent führt.

Belegerstellung

Über den Belegtyp kann hier z. B. dem System mitgeteilt werden, dass nun eine Abschlagszahlung erstellt werden soll, deren weitere Verrechnung dann im Typ Endabrechnung möglich ist.

Für jede Kostenart können Preistabellen im Programm hinterlegt werden, die hinterlegten Preise sind in der Belegerstellung überschreibbar.

Abbildung 18

Journale und Offene Posten

In den Journalen kann der Zahlungsverkehr via Scheckdruck oder DTAus abgewickelt werden, Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungen können entsprechend den Anforderungen eingerichtet werden.

Abbildung 19

Statistik

Neben umfangreichen Statistiken über Einkauf, Verkauf, Holzwerbung und die Deckungsbeitragsrechnung gibt es Exportfunktionen zu den Produkten der Office-Familie für individuelle Auswertungen.

Abbildung 20

Eine Lagerbestandsbewertung ist integriert und erlaubt die Bewertung zu beliebigen Stichtagen, die gespeichert, zu einem späteren Zeitpunkt wieder geladen und aktualisiert werden kann.

Abbildung 21

Stammdaten

Eine umfangreiche Stammdatenverwaltung ermöglicht weitestgehende Flexibilität für individuelle und regionale Anforderungen. Anpassungen an die Veränderungen am Holzmarkt sind ebenfalls problemlos möglich.

Abbildung 22

Die Adressverwaltung ist mit umfangreichen Selektionsmöglichkeiten für Serienbrieffunktionen und Adressetikettendruck versehen. Bei Holzlieferanten kann Zertifikat und Zertifikats-Nummer für die Auswertung angegeben werden.

Abbildung 23

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